Normalmente, passamos todos os meses por aqui falando um pouquinho sobre a organização de nossas casas e abordando assuntos como produtividade e gestão do tempo. Porém, a organização sobre a qual vamos falar hoje é a organização digital. Da mesma forma como, em nossa casa, organizamos armários e gavetas para facilitar a rotina e otimizar o tempo, também precisamos aplicar esses princípios nos arquivos digitais pelos quais somos responsáveis.

Os cuidados com a organização digital se fazem cada vez mais necessários, devido à quantidade de documentos, fotos, vídeos e arquivos em geral salvos em nossos aparelhos, e à rapidez com que precisamos acessá-los. O maior benefício da organização digital, sem dúvida, consiste em permitir que você gerencie melhor todas as informações que lhe chegam, para que dessa forma aumente a sua produtividade e a sua eficiência.

Como na organização de uma casa, a primeira coisa que devemos fazer com os nossos arquivos digitais é o descarte e a limpeza. Muitas vezes, arquivamos e-mails, documentos, fotos ou vídeos desnecessários, o que ocupa um espaço precioso em nossos dispositivos, assim como ocorre em nossos lares. Precisamos analisar, já na hora de salvar, se aquele arquivo realmente tem importância, e periodicamente deletar arquivos que já estão ultrapassados e que não serão mais utilizados. O mesmo deve ser feito com aplicativos que baixamos apenas para serem utilizados em um determinado momento. Não vamos nos esquecer também de periodicamente esvaziar as lixeiras.

Na hora de organizar, propriamente falando, a sua vida digital, mais uma vez vamos nos inspirar na organização de uma casa. O ideal, após o descarte, é setorizar e organizar os arquivos, agrupando todos os que fazem parte da mesma “família” e encontrando uma “casa” comum de localização para eles. Se você gasta muito tempo para encontrar algum arquivo, é sinal que está no lugar errado ou que talvez o documento tenha sido salvo com uma nomenclatura equivocada.

Assim como na organização física, na organização digital esse passo é fundamental. A nomenclatura que vamos usar em nossos arquivos precisa ser padronizada, para gerar facilidade na hora de se procurar os arquivos. Também é necessário haver simetria visual. Essa última é muito importante para os nossos olhos prestarem a atenção no que realmente importa, isto é, no nome do arquivo, e não na sua aparência. Dessa maneira, você será muito mais produtivo e eficiente no seu trabalho e nas atividades em que precisar de informações digitais.

Josiane Carbonare é personal organizer com certificação especializada em organização residencial, baby, recém-casados e gestão de mudanças. Para contatos, ligue para (42) 9-9139-0465. Instagram: @josianecarbonare. | Foto: Reprodução Shutterstock.