Há dois anos, a Universidade Estadual de Ponta Grossa (UEPG) implantava o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), plataforma digital que modernizou a administração e gerou significativa contribuição ambiental, ao usar a tecnologia para melhorar os processos e trâmites de documentos. Com o sistema, a UEPG economizou cerca de 3 toneladas de papel, mais de 201 mil documentos nos processos, além de evitar a construção de uma nova edificação para arquivamento físico, que passou a ser digital no SEI, desde 22 de abril de 2019.

A UEPG foi a primeira universidade estadual do Paraná a implantar um sistema totalmente eletrônico e que permite a integração com outras plataformas, como smartphones e sistemas operacionais diferentes. O reitor da UEPG, Miguel Sanches Neto, ressalta os benefícios para um planejamento estratégico da administração da Universidade. “A implantação do SEI produz 3 grandes impactos, locais e gerais. Rapidez dos processos; transparência; e uso mais racional dos meios físicos e humanos. É uma ferramenta que atende ao nosso planejamento estratégico de modernização administrativa, que tem sido crescente”, afirma.

O diretor do Setor de Ciências Exatas e Naturais, professor Luiz Alexandre Gonçalves Cunha, destaca a relevância do sistema para soluções administrativas. “O SEI é um divisor de águas no sistema de administração da UEPG. Além de diminuir de forma significativa a circulação de documentos impressos, com uma redução de custo evidente, contribuiu para os esforços de responsabilidade ambiental”, pontua. Cunha completa enfatizando a possibilidade que o sistema oferece de planejar com agilidade as ações da UEPG. “Além de permitir uma racionalização administrativa importante, porque possibilita uma agilidade muito maior na circulação das informações e de documentos. O SEI deu mais controle administrativo, permitindo um melhor planejamento das ações da instituição”, aponta.

A pró-reitora de Planejamento da UEPG, Andrea Tedesco, explica que a modernização administrativa é uma necessidade nas instituições públicas. “Primeiramente, pelos benefícios que traz, como a celeridade na execução dos processos e, muitas vezes, transparência nas ações e resultados. Nesse sentido, o SEI trouxe: a rapidez nos trâmites; transparência, uma vez que os processos são públicos e todos os documentos estão visíveis (exceto em processos restritos) e diminuição no prejuízo ambiental, assim, dispensa impressão em papel e não necessita de espaço físico para armazenamento dos processos”, salienta.

Retrospecto e pandemia

O Sistema Eletrônico de Informações, plataforma cedida pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) para a UEPG, prevê uma adaptação tecnológica que proporciona ganhos em celeridade da tramitação, qualidade e segurança tanto administrativa quanto na solicitação de demandas da comunidade acadêmica, além da diminuição do impacto ambiental.

Segundo levantamento do Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI-UEPG), de abril de 2019 a março de 2020, um total de 38.766 processos eletrônicos foram abertos e tramitaram na plataforma. Já de abril de 2020 a março de 2021, com boa parte dos setores em trabalho remoto devido a pandemia de Covid-19, 41.448 processos foram abertos e tramitaram no SEI.

Em comparação, no ano de 2018 foram abertos cerca de 20.195 processos físicos e em 2017 por volta de 22.650 processos. Para o diretor do NTI-UEPG, Luiz Gustavo Barros, esse comparativo indica a rapidez que o sistema oferece para resolução de mais documentos. “Isso demonstra que o SEI possibilitou que a comunidade acadêmica pudesse ter acesso a uma plataforma ágil que possivelmente não utilizavam. Agora, podemos tramitar informações entre os diversos órgãos da UEPG com mais facilidade”, coloca.

Para Barros, o SEI foi essencial para que diversas áreas da universidade pudessem manter suas atividades em teletrabalho. “No ano de 2020, o sistema se mostrou essencial para a continuidade das atividades da instituição, devido às restrições de realização de trabalho presencial impostas pela pandemia. Os números mostram que a pandemia não afetou os processos administrativos da UEPG, pelo contrário, teve uma maior utilização no período, estabelecendo um controle importante neste tempo difícil”, expressa.

Além disso, a Pró-Reitora Andrea Tedesco enfatiza que, com um quadro de funcionários cada vez mais reduzido, somente a automatização/semi-automatização de alguns procedimentos poderia manter o funcionamento de alguns órgãos. “Não havia como prevermos uma pandemia, mas pode-se afirmar que o SEI foi e está sendo fundamental neste período para manter alguns serviços. Os processos físicos poderiam ser agentes de contaminação. Além disso, com períodos de isolamento, os processos não tramitariam”, completa.

da CCOM UEPG